Sandd is het op één na grootste postbedrijf van Nederland. Jong, dynamisch en ambitieus wist de nieuwkomer op de markt in zeven jaar tijd te groeien van 14 miljoen naar zo’n 400 miljoen poststukken per jaar en een marktaandeel van 16 procent. ICT is cruciaal in het logistieke proces van post sorteren en bezorgen. Daarom ging het bedrijf op zoek naar een softwareleverancier die net zo flexibel en dynamisch was als Sandd zelf.
Twee dagen per week bezorgen 12.500 bezorgers de post. Op dinsdag en op vrijdag. Geadresseerd drukwerk in grote volumes: catalogi, brochures, relatiemagazines, periodieken. In 2001 startte de nieuweling met 25 klanten en een omzet van drie miljoen. Vorig jaar waren dat al meer dan 2000 klanten en een omzet van 80 miljoen. De doelstelling is nog ambitieuzer: 1 miljard poststukken per jaar.
Dit jaar ondervond het bedrijf tegenwind. In mei besloot staatssecretaris Heemskerk van Economische Zaken de liberalisering van de postmarkt weer voor onbepaalde tijd uit te stellen. Een lelijke streep door de rekening.
Met de stormachtige groei van het bedrijf veranderde ook de rol van ICT. Miquel Geelen, sinds twee jaar ICT-manager bij Sandd, weet hoe het begon: ‘Het was pionieren. Met de voeten in de klei. Een paar interactieve pagina’s met de planning van een bezorgdag. Dat was het. Nu staat er een compleet serverpark die alle processen ondersteunen, werken we op projectbasis en met business case gestuurde impactanalyses. Dat werkt een beetje anders, ja.’
Het primaire, logistieke proces van postbezorging wordt voor 95 procent ondersteund door ICT. Zo’n systeem moet waterdicht zijn. Maar dat was het niet. Geelen: ‘Het lastige is dat wij honderd procent maatwerksystemen hebben. Bij onze vorige leverancier was slechts beperkte documentatie beschikbaar. Alle kennis zat in de hoofden van mensen. Dat was voor ons een enorm bedrijfsrisico.’
Eind 2006 ging Sandd op zoek naar een nieuwe leverancier. De criteria waren helder. De nieuwe partner moest met Sandd mee kunnen groeien, flexibel en onafhankelijk zijn, genoeg gekwalificeerde mensen in dienst hebben om meerdere projecten tegelijk uit te voeren én buiten de kantooruren kunnen opereren. De kennis van het systeem mocht niet bij slechts één persoon liggen. En natuurlijk moest er kostentechnisch een interessant plaatje op tafel worden gelegd. Geelen: ‘We wilden niet voor verrassingen komen te staan.’
HintTech kwam als aantrekkelijkste partij uit de bus. Besloten werd dat de leverancier niet alleen de ontwikkeling maar ook het beheer van het systeem onder zijn hoede zou nemen.
Een fixed budget box had de voorkeur. Geelen: ‘Je rekent uit hoeveel ontwikkeldagen er zijn. Als het sneller gaat, kun je bij de laatste sprint nog een aantal functionaliteiten opnemen. Maar loop je uit, dan discussieer je samen over wat er af moet vallen. Zo blijf je binnen je budget.’
Het logistieke proces van postbezorging begint met de aanlevering van een digitaal adressenbestand door de klant. Dit bestand wordt voorgesorteerd op depot en wijk en ieder adres wordt voorzien van een unieke Sandd-code met informatie over bezorgdag, depot, en wijk. Na toevoeging aan het gesorteerde bestand van een bundel- en palletindeling levert de grafische dienstverlener de fysieke post aan bij het centrale sorteercentrum in Apeldoorn. Zo’n 100 werknemers zijn hier dagelijks bezig met het sorteren van vier miljoen poststukken.
Alle post bestemd voor één distributiepunt wordt bij elkaar gevoegd en het land ingereden naar de diverse distributiepunten. Daar wordt de post per wijk gesorteerd. Uiteindelijk zorgen circa 12.500 bezorgers ervoor dat het poststuk op het juiste adres wordt bezorgd.
Geelen: ‘Voorsortering is cruciaal. Hierdoor kunnen we een efficiencyslag maken: we weten hoe groot de mailing is, hoe zwaar de stukken zijn. Daarom weten we precies hoeveel pallets, kratten en vrachtwagens en bezorgers er nodig zijn. Dit biedt ons zelfs de mogelijkheid om op iedere bezorgdag steekproefsgewijs bij zo’n 4500 mensen te controleren of een specifiek poststuk is afgeleverd. Dit alles om de kwaliteit te borgen en steeds verder te optimaliseren.’
Omdat het voorsorteren van het digitale bestand de basis vormt van het hele logistieke proces, was een nieuwe bestandsorteermodule een van de eerste wensen. Een goede verlofmodule stond ook op het verlanglijstje.
Het eerste waar HintTech mee aan de slag ging was kennisoverdracht: het vastleggen van het in PHP en Java ontwikkelde basissysteem Sandd Resource Planning (SRP). Pas daarna was de tijd rijp voor een nieuwe stap: de uitbreiding van de rooster- en betaalmodule met een verlofmodule. Deze Java-module is inmiddels getest en opgeleverd. Met de nieuwe verlofmodule kan Sandd tot een jaar vooruitde aanwezigheid/afwezigheid (vanwege vakanties of ziektes) van bezorgers inplannen. Iedere bezorgdag moet er immers voor alle wijken weer een bezorger beschikbaar zijn.
Een volgende uitdaging was het ontwikkelen van een nieuwe versie van de Bestandsorteer-module. In de nieuw ontwikkelde module 2.1 zijn nieuwe functionaliteiten toegevoegd en enkele bestaande functionaliteiten verder geoptimaliseerd.
Het technisch beheer wordt door de Servische tak van HintTech uitgevoerd, aangestuurd door HintTech Nederland. Geelen: ‘Anderhalve arbeidskracht is daar continu voor ons aan het werk. Dat is kostentechnisch interessant en de mensen zijn goed opgeleid.’
Sandd koos ervoor het beheer in handen van HintTech te geven juist omdat zij alle software ontwikkeld hebben. Geelen: ‘Als er iets aan de hand is, is er één partij die verantwoordelijk is voor het oplossen van het probleem. Bovendien heeft HintTech een eigen verantwoordelijkheid: als je het beheer doet van wat je ontwikkeld hebt, moet je ook goed opleveren!
Twee projecten staan nog op de agenda. Het grootste is de ontwikkeling van een Logistiek Wijkmanagementsysteem. Aan de hand van digitale kaarten met looprouteaanduidingen kunnen de bezorgers straks de post sorteren conform hun looproute en zijn ze minder tijd kwijt met het vinden van de juiste adressen.
Een nieuwe planningstool tenslotte moet garanderen dat er ad hoc ingespeeld kan worden op situaties waarbij de post niet conform afspraak is aangeleverd. Dit heeft immers direct impact op de benodigde resources om de post te verwerken.
Geelen is vooral tevreden over de andere werkwijze van HintTech. ‘Vroeger werkten we op de traditionele manier: van Functioneel Ontwerp en Technisch Ontwerp naar bouwen en oplevering. Daar kon al snel een half jaar tussen zitten. Dat kostte ons te veel tijd.’
Inmiddels werken Sandd en HintTech volgens de Agile methode, een softwareontwikkelmethode waardoor Sandd als gebruiker veel nauwer betrokken is bij de resultaten. Geelen: Bij elke sprint bepalen we welke functionaliteit in de oplevering zit. Die kan dan onmiddellijk getest worden. Je kunt zo beter sturen. Testtrajecten kun je spreiden. En het eindresultaat kan veel beter en completer in gebruik worden genomen.’
De nieuwe methodiek past goed bij Sandd want, zo zegt Geelen: ‘We groeien snel, we willen snel véél dingen, halverwege een traject hebben we al weer nieuwe ideeën en juist daarom willen we flexibel blijven. Met ons huidige systeem kunnen we die groei makkelijk aan.’
